الاتصال
الإلكتروني
- إن
التطور في نظم المعلومات والتكنولوجيا المرتبطة بها قد أدى الى تفجر في المعلومات.
والذي يشير إلى كبر حجم المعلومات وتعدد مصادرها. ويحتاج ذلك
من كل موظف ومدير أن يدير ما يأتي إليه من اتصال إليكتروني أو يرسله. ويتناول هذا
الجزء بعض النصائح الخاصة بطريقة استقبالك أو إرسالك للاتصالات .
أولاً: استقبال الاتصالات الإليكترونية.....................
تأتي المعلومات الإليكترونية غليك من مصادر كثيرة. وتتضمن معلومات
كثيرة جداً. ونقدم الإرشادات والنصائح التالية التي تعينك على استقبال المعلومات والاتصالات الإليكترونية
(1) اعرف المصادر التي
تستقبل منها المعلومات، وذلك حتى تستطيع أن تحدد لاحقاً كيف تتعامل مع كل مصدر.
§ برامج الكمبيوتر.
§ أقراص وأشرطة الكمبيوتر.
§ البريد الإليكتروني.
§ قواعد المعلومات.
§ الإنترنت.
§ الويب (والشبكات).
§ التلفزيون.
(2) افحص هذه المصادر، وحدد
ما تود استخدامه منها وما لا تود أن تستخدمه منها. ويتحدد ذلك حسب أهميتها لعملك،
وسهولتها، وتكلفتها، ودرجة علمك ومهارتك في استخدام المصادر السابق الإشارة إليها.
(3) طور هذه المصادر
المذكورة، وذلك بإلقاء القديم غير المستخدم، وحدث ما يمكن استخدامه، وأضف ما هو
جديد ومفيد لك.
(4) استخدم البريد
الإليكتروني كوسيلة حديثة للاتصال. واتبع النصائح التالية في هذا الصدد.
• خصص وقت يومي لمراجعة البريد الإليكتروني. (وليكن ذلك من الساعة
التاسعة إلى العاشرة صباحاً مثلاً).
• قم بالرد على البريد دفعة واحدة، وليس على كل رسالة مرسلة إليك. أي
قم بذلك مرة واحدة لكل الرسائل.
• الغ وفرغ صندوق بريدك الإليكتروني من الرسائل غير الهامة. ولا تزحم
بريدك بأشياء غير مطلوبة.
• انظر بسرعة إلى كل البريد الوارد الإليكتروني، وألغ ما ليس مهم لك
حتى لا تنفق وقت كبير في قراءته وفحصه.
(5) إن كنت تود أن تتجول عبر
الإنترنت، فعليك أن تلاحظ أن هناك فيضان ضخم من المعلومات، وعليك أن تضع لنفسك وقت
لا تزيد عليه في التجول عبر الإنترنت. وسؤال الآخرين على أفضل العناوين والمواقع
الخاصة بالإنترنت سيسهل عليك الأمر.
ثانياً: إرسال الاتصالات الإليكترونية
فيما يلي مجموعة من النصائح في الاستخدام الكفء للبريد الإليكتروني
حينما تود أن ترسل رسائل إلى مرؤوسيك وعملائك أو من تهتم بهم:
1) كن واضح في كتابتك. اكتب بعناية ووضوح وباختصار حتى يفهمك الآخرون.
2) اطلب أشياء محددة في رسالتك لهم. مثل هذا للعلم... أو هذا للاطلاع،
أو برجاء الرد على، أو ما رأيكم في هذا الموضوع؟
3) تأكد أن المرسل إليه سيتفاعل مع رسالتك، فالبعض لا يفتح بريده
الإليكتروني يومياً. وبالرغم من هذا فمازلت تستطيع إرسال اتصالاتك، وهي أفضل من
التليفون لأنك لا تزعجهم وقت عملهم.
4) لاحظ أن البريد الإليكتروني هو عبارة عن إرسال كلمات فقط، والتي
يصعب أن تعبر عن أحاسيسك ومشاعرك. اعرف هذه الحدود أثناء كتابة رسائلك.
5) يجب أن تتيح لمتلقي الرسالة الإليكترونية وقتاً كافياً لاستقبال
الرسالة (وقت فتحه لبريده الإليكتروني)، ووقتاً يفحص رسالتك، ووقتاً يستجيب ويرد
على هذه الرسالة.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق